【よくある失敗】前任担当者が退職してHPが更新不能に｜管理情報が分からないリスクも

はじめに

「うちのホームページ、実は誰が管理しているか分からないんだよね…」
そんな声、あなたの会社でも聞こえてきませんか？
中小企業や地方の事業所で意外と多いのが、“担当者が辞めたらサイトが止まる”という状態です。

本記事では、Web担当者の退職・異動に伴って発生しやすい管理・運用のトラブルを紹介しつつ、二度と繰り返さないための管理体制づくりについて解説します。

よくある失敗：前任担当が退職して更新不能に

ログイン情報や契約先が分からない

「更新しようと思ったら、FTPのパスワードが不明」「サーバー会社やドメイン会社すら分からない」…
これは非常によくあるパターンです。担当者個人のアカウントで契約していた、管理台帳が引き継がれていないなど、問題の根本は“属人化”です。

そもそも社内にホームページの存在を把握している人がいない

担当者任せにしていた結果、「その人がいなくなったら誰もログイン方法すら分からない」「そもそもWebサイトがあることを知らない部署がある」など、ホームページが“放置資産”になっているケースも少なくありません。

問い合わせフォームやメールが止まっている

「久々にサイトを見たら、お問い合わせフォームが壊れていた」「問い合わせメールが前任者のアドレスに届いたまま」など、顧客からの連絡機会を失っているという致命的なトラブルも起きがちです。

こうした状態がもたらす3つのリスク

1. サイトの情報が古くなり信頼性が低下

会社概要、スタッフ情報、商品やサービス内容が更新されないままだと、ユーザーは「この会社、大丈夫かな？」と感じて離脱します。
特にBtoBの商談前などでは、事前にWebで調査されるのが当たり前の時代。古い情報＝信用低下につながります。

2. 問い合わせや集客の機会損失

連絡手段が機能していなかったり、情報が古いことで「もうやっていない会社」と勘違いされるケースもあります。
実際には営業しているのにチャンスを逃してしまう＝売上損失という状況に陥りかねません。

3. サーバーやドメインが失効するリスク

最も深刻なのがこれです。誰も気づかないうちに契約更新期限が切れて、サイトが消える・ドメインが第三者に取られるといった取り返しのつかない事態も現実にあります。

こうならないために今すぐできる対策

1. 管理情報を必ず「会社全体」で保管する

サーバー情報、ドメイン契約、WordPressログイン、Googleアナリティクスやサーチコンソールのアクセス権など、Web資産の情報は全てリスト化し、社内で共有しておくことが最重要です。
担当者が異動や退職をしても、業務継続ができるように「属人化しない運用ルール」を明文化しておきましょう。